Matti Grönroos

Käytettävyyden tavoiteasetanta

Kaikkihan sen haluavat, 99,999 prosentin käytettävyyden. Kunnes hintalappu nostetaan pöydälle.

Eritoten käytettävyystavoitteisiin on hyvä kiinnittää huomiota silloin, kun haetaan fit-for-purpose-ajattelun puitteissa järkevää tavoitetasoa. 30 vuorokauden mittaisessa kuukaudessa on 720 tuntia. 99,999 prosentin tavoitetaso tarkoittaa, että kuukaudessa sallitaan 25 sekunnin katkoaika. Käsi sydämelle, hajoavatko liiketoimintasi 30 sekunnin käyttökatkoon?

Ja 99,999 prosenttia täsmälleen ottaen mistä? Palvelimen keskusyksikön vai työasemakäyttäjän kellosta? Niillä on melkoinen ero.

Käytettävyystavoitteilla on suuri merkitys liiketoiminnalle niin jatkuvuuden kuin kustannusten näkökulmasta. Siksi tavoiteasetantaa ei koskaan pitäisi jättää yksin tietohallinnon harteille. Asetantatyössä tarkoituksenmukaisuuden tavoittelu tuottaa yleensä paremman business casen kuin kuun tavoittelu taivaalta.

Ennen kuin päästään tositoimiin, kunkin organisaation olisi aiheellista kyetä vastaamaan pariin fundamentaaliseen kysymykseen

Muistutetaan yleisestä riskienhallinnan peukalosäännöstä: Älä käytä varautumiseen enempää kuin mikä vahingon arvioitu kustannus kerrottuna vahingon todennäköisyydellä. Suomeksi: Ei kannata investoida miljoonaa euroa sadantuhannen euron vahingon välttämiseksi.

Kustannuskäyrä ei useinkaan käyttäydy lineaarisesti, vaan alla olevan kaavion mukaisesti. Siinä on verrattu toisiinsa kuutta erilaista toteutusvaihtoehtoa: niiden tuottamaa käytettävyystasoa ja niiden kustannusta. Kun akseleille asetetaan liiketoiminnalliset tavoitteet, nähdään ainoastaan vaihtoehtojen C ja D täyttävän asetetut reunaehdot.

Kokemusperäisesti näyttää siltä, että yrityksillä varsin harvoin on kovinkaan tarkkaa näkemystä siitä, mikä on liiketoiminnan kannalta oikea tavoitetaso kriittisille järjestelmille. Yleisin esitettävä vastaus on "tietysti 100 %". Koska sitä ei ole tarjolla, oikeaa vastausta voi haarukoida esimerkiksi seuraavan kysymyksen avulla:

Paljonko menetät liikevaihtoa, jos järjestelmäsi ovat pois päältä

Oikea vastaus yleensä ei ole katkoaika per vuoden pituus kertaa toteutunut liikevaihto. Jos tuotantokapasiteetti ei ole täysin käytössä, lyhyt myöhästyminen harvemmin aiheuttaa liikevaihdon täysimääräistä menetystä viivästyneeltä osalta.

Myös kannattaa välttää yhden koon sukkahousut ‑ajattelua: Vain pieni osa firman järjestelmistä on yleensä siten liiketoimintakriittisiä, että lyhytkin viivästys aiheuttaa vaikeuksia. Kaikkiin ei kannata hakea teknisesti parasta ratkaisua.