Lue lisää: |
Matti Grönroos
Muutoksen seitsemän ärrää
Toisaalta, maailma pysähtyy nopeasti ilman muutoksia.
Tasapainoa realiteettien välillä hakee ITILin muutoshallinta, Change Management. Sitä eri organisaatiot toteuttavat vaihtelevalla painoarvolla ja menestyksellä. Siinäkin kultaisen keskitien hakeminen auttaa. Överiksi viety muutoshallinto jäykistää ketterimmänkin organisaation ja yllyttää ihmisiä etsimään menettelyjä kiertää mokoma este.
ITIL auttaa asiaa systematisoimalla muutoksen valmistelua esittämällä muistilistaksi seitsemän R-kirjaimen käytännön.
- Suunnittele
- Tee vaikutusanalyysi
- Hyväksytä
- Suunnittele käyttöönotto
- Hyväksytä
- Ota käyttöön
Teorian ja käytännön ero tässä on kuitenkin mittava.
Vaikein osa muutoshallintoa on vaikutusanalyysi, jonka täydellinen tekeminen on käytännössä mahdotonta. Se edellyttää varsin laajaa ymmärrystä tietotekniikan kokonaisuudesta ja usein myös liiketoiminnasta, jonka tietotekniikka mahdollistaa.
Usein esitetty hokema kuuluu: Eihän tämä vaikuta mihinkään. Jos se ei vaikuta, miksi se sitten tehtäisiin?
ITIL on lanseerannut käsitteen CAB, Change Advisory Board. Terminä se on aika juhlallinen, varsinkin kun se useinkaan ei anna ohjeita, eikä ole johtokuntatasoinen elin. CABille esitetään muutossuunnitelma, joka sitten hylätään, hyväksytään, tai jotain muuta. CAB käytännössä joutuu pitkälti luottamaan valmistelijan esitykseen; sitä enemmän, mitä korkeamman profiilin väestä on kyse. Sen arvo ei olekaan päätöksentekokyvyssä, vaan siinä, että se pakottaa tekemään kunnollisen muutosesityksen.
Muutoksen systematisointiin ITIL tarjoaa työkalun, Seven Rs. Jokaisessa muutoshankkeessa pitää hakea vastaus vähintään seitsemään kysymykseen, joita yhdistää Sumujen Saarten kielen R-kirjain.
Muutoshallinnossakin on syytä välttää yhden koon sukkahousut ‑ajattelua. Pikkuasioihin on hyvä suhtautua kuten pikkuasioihin pitää, ja pääpaino kannattaa pitää suuren riskin muutoksissa.
Muutoksissa usein ITILin pohjalta erotetaan pari poikkeusta:
- Standardimuutokset, jotka ovat dokumentoitu ja etukäteishyväksyttyjä. Näitä ei kuljeteta muutoshallinnon läpi kuin muutosta tuotteistettaessa, vaan muutos tilataan palvelupyyntönä.
- Hätämuutokset, joiden kiireellisyys ei anna mahdollisuutta täysimittaiseen muutoshallintoon ennen käyttöönottoa. Niitäkin varten organisaation on aihetta määritellä prosessi, johon liittyy luvan hankinta ainakin yhden kaluunaherralta tai ‑rouvalta. Jos tällaista ei ole, ei tarvitse kissaa sanoa, kun organisaation kaikki muutokset jo ovat hätämuutoksia.